AVG privacy verklaring

Privacy-verklaring

van de Gereformeerde kerken Ommen-Noord/Oost en Ommen-West

februari 2020

I. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Voor de Gereformeerde kerken Ommen-Noord/Oost en Ommen-West is privacy en een veilige omgeving van groot belang.

Deze privacyverklaring, die onderdeel is van de ‘Plaatselijke regeling GKV Ommen voor een privacyreglement’, is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Gereformeerde kerk Ommen-Noord/Oost en Ommen-West

De organisatie van Gereformeerde kerk Ommen-Noord/Oost en Ommen-West is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Gereformeerde Kerken vrijgemaakt in Nederland bestaan uit lokale gemeenten. De gemeentes bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen.
Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van artikel C49 van de kerkorde tot geheimhouding verplicht.
Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in het bijlagen document in Tabel 4.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen1 hebben de beide gemeentes de coördinatie van die waarborgen belegd bij Kerkbeheer van beide Kerken.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met het secretariaat van Kerkbeheer (beheer@ommen.gkv.nl).

 1 Overweging 78 bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit.

Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.

2. Het recht op vergetelheid. *)
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.

3. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.

5. Recht op beperking van de verwerking.
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

6. Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.

7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met Kerkbeheer via de contactgegevens hierboven vermeld.

*)Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad (Ommen-Noord/Oost of Ommen-West). De betreffende gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen.

De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is.
Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf indiening om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden.
Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De betreffende gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.2

  • Artikel 23 lid 1, aanhef en onder i Algemene Verordening Gegevensbescherming.  

II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Gereformeerde kerken Ommen-Noord/Oost en Ommen-West  vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In het bijlagen document staat in tabel 1 en 2 om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in het bijlagen document in tabel 3 om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

IV. BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens tenminste nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

V. DOORGIFTE AAN DERDEN

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken.

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

BIJLAGEN

Bij deze Privacy verklaring die onderdeel is van de ‘Plaatselijke regeling GKV Ommen voor een privacyreglement’ behoren organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Deze maatregelen zijn weergegeven in het document: ‘20022020-Bijlagen bij Privacy verklaring GKV Ommen’:

– Tabel 1: verwerkingen vanwege de algemene organisatie

– Tabel 2: verwerkingen vanwege de ledenadministratie

– Tabel 3: verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werken van de kerk

– Tabel 4: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens